Krajowy system e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system informatyczny. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie. Po wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania, faktura wystawiona w KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą faktury.

W istotny sposób zmieni to dotychczasowe realia obrotu gospodarczego. Jednocześnie wdrożenie systemu rodzi pytania i wątpliwości, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa podatników oraz ryzyka nadużyć fakturowych.

Zgodnie z aktualnym harmonogramem, obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Co istotne, otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Co w przypadku, gdy otrzymałem nierzetelną fakturę?

Jednym z założeń funkcjonowania KSeF jest automatyczne przypisywanie faktur do nabywcy na podstawie numeru NIP. System nie weryfikuje jednak, czy wskazany numer NIP rzeczywiście odpowiada faktycznemu kontrahentowi danej transakcji. W konsekwencji oznacza to, że na koncie podatnika mogą pojawić się faktury, które nie dokumentują żadnych rzeczywistych transakcji. Część takich przypadków może wynikać z błędu, jednak nie można wykluczyć sytuacji celowego działania o charakterze oszukańczym, w tym prób wyłudzeń podatkowych.

W odpowiedzi na to ryzyko, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wprowadzenie w API KSeF 2.0 mechanizmu zgłaszania tzw. faktur scamowych, czyli faktur, co do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że są wynikiem oszustwa. Rozwiązanie to ma charakter ochronny i prewencyjny, nie nakłada na podatników nowych obowiązków, lecz daje im narzędzie umożliwiające poinformowanie administracji skarbowej o potencjalnym nadużyciu.

Uprawnienie do zgłoszenia nadużycia przysługuje wyłącznie podmiotowi posiadającemu dostęp do faktury, w szczególności nabywcy lub jego pracownikowi działającemu na podstawie odpowiednich uprawnień nadanych w KSeF. Co istotne, nadużycia nie może natomiast zgłaszać sam sprzedawca. Przedmiotowe zgłoszenie ma charakter indywidualny, dotyczy konkretnej faktury i wymaga każdorazowo przedstawienia uzasadnienia.

Jakie okoliczności mogą uzasadniać zgłoszenie faktury?

Decydując się jednak na takie zgłoszenie faktury jako potencjalnie nierzetelnej, należy wziąć pod uwagę kilka obiektywnych przesłanek, których spełnienie może uzasadniać zasadność zgłoszenia. Należą do nich m.in. otrzymanie faktury od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował, brak rzeczywistej transakcji gospodarczej, niemożność nawiązania kontaktu ze sprzedawcą, brak jego rejestracji w publicznych rejestrach (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT), rażące błędy językowe w treści dokumentu, nieuzgodniony, wyjątkowo krótki termin płatności czy obecność podejrzanych linków i załączników.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów podkreśla, że pojedyncza przesłanka nie powinna automatycznie skutkować zgłoszeniem faktury. Ocena powinna mieć charakter całościowy i uwzględniać co najmniej kilka elementów, które łącznie mogą uzasadniać podejrzenie nadużycia. Mechanizm zgłaszania faktur scamowych nie służy bowiem do rozstrzygania sporów handlowych pomiędzy kontrahentami. Nie powinien być wykorzystywany w przypadkach, gdy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, a strony pozostają w sporze co do jej wartości, jakości wykonania usługi czy zasad reklamacji.