Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim coraz więcej pytań. Jedno z najczęstszych brzmi: co właściwie przekazać kontrahentowi – wizualizację, wydruk, a może potwierdzenie transakcji? Ministerstwo Finansów udzieliło pytań w celu rozjaśnienia wszelkich wątpliwości.

Ustawa o VAT przewiduje kilka sytuacji, w których faktura może zostać wystawiona poza KSeF. Chodzi zarówno o tryb tzw. offline24, przewidziany na wypadek problemów z dostępem do internetu, jak i o klasyczny tryb offline związany z planowaną niedostępnością systemu oraz tryb awaryjny ogłaszany w razie poważnej awarii KSeF. W każdym z tych przypadków mechanizm jest podobny: faktura powstaje poza systemem, a następnie – najpóźniej kolejnego dnia roboczego – musi zostać do KSeF przesłana.

Problem zaczyna się w momencie, gdy trzeba odpowiedzieć na pozornie proste pytanie: co w tym czasie otrzymuje nabywca?

Numer KSeF jako punkt graniczny

Ministerstwo Finansów konsekwentnie podkreśla, że kluczowe znaczenie ma to, czy faktura ma już nadany numer KSeF. Jeżeli tak się stało, sprzedawca może przekazać kontrahentowi jej wizualizację. Może to być wydruk albo plik PDF, byle dokument zawierał kod QR umożliwiający dostęp do faktury w systemie oraz weryfikację zawartych w niej danych. Resort potwierdził przy tym, że w takim przypadku wystarczy jeden standardowy kod QR, co jest szczególnie istotne przy fakturach przesyłanych zagranicznym kontrahentom.

Brak numeru KSeF – potwierdzenie transakcji zamiast faktury

Sytuacja wygląda inaczej, gdy faktura została wystawiona poza KSeF, ale nie trafiła jeszcze do systemu i nie ma nadanego numeru. Wtedy – jak wyjaśnia MF – sprzedawca nie przekazuje wizualizacji faktury, lecz potwierdzenie transakcji. To dokument, który ma potwierdzać, że faktura została wystawiona, choć formalnie nie jest fakturą w rozumieniu przepisów. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 takie potwierdzenie powinno zawierać dwa kody QR: jeden umożliwiający dotarcie do faktury w KSeF po jej przesłaniu, a drugi pozwalający na weryfikację tożsamości wystawcy.

Co istotne, potwierdzenie transakcji nie zostało wprost uregulowane w ustawie o VAT. Ministerstwo Finansów tłumaczy, że jest to rozwiązanie dodatkowe, wprowadzone w odpowiedzi na oczekiwania rynku i pozbawione skutków podatkowych. Jednocześnie, resort zastrzega, że ograniczenie liczby elementów takiego dokumentu
do tych wskazanych w Podręczniku KSeF 2.0 ma znaczenie praktyczne – ich brak może utrudnić późniejszą weryfikację faktury w systemie.

Czy wydruk może być fakturą? Stanowisko MF

Jeszcze więcej emocji wzbudziła kwestia wydruków. Z wypowiedzi przedstawicieli MF wynika bowiem, że przedsiębiorca, który posługuje się polskim numerem NIP, otrzymuje fakturę wyłącznie w KSeF. Wydruk czy PDF nie są fakturą, lecz jedynie jej wizualizacją, a tę – jak podkreśla resort – można przekazać dopiero wtedy, gdy faktura ma nadany numer KSeF. Oznacza to, że faktura wystawiona w trybie offline24, zanim trafi do systemu, nie powinna być przekazywana kontrahentowi w formie wizualizacji.