Stan faktyczny

Spółka wykazała w rozliczeniu złożonym 25 czerwca 2025 r. nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym w wysokości 524 301 zł, przeznaczoną do zwrotu na rachunek bankowy w terminie 60 dni. W związku z powzięciem wątpliwości dotyczących prawidłowości rozliczenia naczelnik urzędu skarbowego postanowieniem z 6 sierpnia 2025 r. przedłużył termin zwrotu do 25 listopada 2025 r. Następnie 24 października 2025 r. organ wszczął kontrolę podatkową w celu zbadania zasadności zwrotu wykazanego za maj 2025 r.

Kolejnym postanowieniem, wydanym 4 listopada 2025 r., naczelnik urzędu skarbowego przedłużył termin zwrotu do 28 lutego 2026 r. Postanowienie zostało skierowane do pełnomocnika spółki, jednak doręczono je dopiero 27 listopada 2025 r., a więc dwa dni po upływie terminu obowiązującego na podstawie poprzedniego postanowienia.

Spółka zakwestionowała skuteczność tego rozstrzygnięcia. Wskazała, że skoro postanowienie zostało doręczone po 25 listopada 2025 r., to w chwili jego wejścia do obrotu prawnego termin zwrotu już upłynął.

Dyrektor Izby Administracji Skarbowej nie podzielił tej argumentacji. Uznał, że organ pierwszej instancji dochował należytej staranności, ponieważ sporządził postanowienie z odpowiednim wyprzedzeniem i niezwłocznie przekazał je operatorowi pocztowemu. Pierwsza próba doręczenia nastąpiła 13 listopada 2025 r., natomiast pełnomocnik odebrał przesyłkę w ostatnim dniu okresu jej przechowywania, czyli 27 listopada 2025 r. W ocenie organu odwoławczego późniejszy odbiór korespondencji pozostawał w sferze decyzji adresata i nie powinien prowadzić do bezskuteczności przedłużenia terminu zwrotu.

Stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uwzględnił skargę spółki.

Sąd wyjaśnił, że wydanie postanowienia o przedłużeniu terminu zwrotu na podstawie art. 87 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług wymaga łącznego spełnienia trzech przesłanek:

• Termin zwrotu nie może jeszcze upłynąć,
• Weryfikacja rozliczenia musi być prowadzona w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno skarbowej albo postępowania podatkowego,
• Potrzeba dodatkowego zweryfikowania zasadności zwrotu powinna natomiast wynikać z co najmniej uprawdopodobnionych okoliczności.

Szczególne znaczenie ma pierwsza z wymienionych przesłanek. Termin określony w art. 87 ust. 2 ustawy o VAT ma bowiem charakter materialnoprawny, a jego upływ powoduje nabycie przez podatnika prawa do zwrotu różnicy podatku w kwocie wynikającej ze złożonej deklaracji, o ile organ podatkowy nie określi tej kwoty w innej wysokości. Z tą samą chwilą organ traci uprawnienie do dalszego przedłużenia terminu zwrotu.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu „próba przedłużenia terminu po jego upływie nie będzie skuteczna, jeśli bowiem termin już upłynął, to nie ma czego przedłużać”. Dla wywołania skutków materialnoprawnych nie wystarcza zatem samo sporządzenie ani wydanie postanowienia przed upływem terminu. Konieczne jest również jego skuteczne doręczenie podatnikowi, ponieważ dopiero z tą chwilą postanowienie zostaje wprowadzone do obrotu prawnego. W rezultacie jedynie postanowienie wydane i doręczone przed upływem obowiązującego terminu może skutecznie odsunąć w czasie realizację prawa podatnika do zwrotu podatku.

Powyższa ocena wynika również z art. 211 i art. 212 w związku z art. 219 Ordynacji podatkowej. Skoro organ zostaje związany wydanym postanowieniem dopiero od chwili jego doręczenia, to dopiero w tym momencie rozpoczyna się byt prawny rozstrzygnięcia. Wydanie postanowienia przed upływem terminu nie jest więc wystarczające, jeżeli jego skuteczne doręczenie nastąpi już po upływie tego terminu.

W rozpoznawanej sprawie termin został skutecznie przedłużony jedynie do 25 listopada 2025 r. Kolejne postanowienie doręczono 27 listopada 2025 r. W okresie pomiędzy tymi datami nie istniało zatem skuteczne rozstrzygnięcie odsuwające termin zwrotu. Zdaniem Sądu organy nie zachowały ciągłości biegu terminu materialnoprawnego, co przesądzało o bezskuteczności kolejnego przedłużenia.

Odbiór przesyłki w ostatnim dniu okresu przechowywania

Sąd odniósł się również do argumentacji organu odwoławczego, zgodnie z którą odebranie przesyłki przez pełnomocnika spółki w ostatnim dniu okresu jej przechowywania miało przyczynić się do opóźnienia doręczenia postanowienia.

Odebranie prawidłowo awizowanej przesyłki w ostatnim dopuszczalnym dniu było działaniem zgodnym z przepisami prawa. Nie mogło być kwalifikowane jako bierne zachowanie, celowe unikanie odbioru korespondencji ani próba paraliżowania postępowania podatkowego. Adresat ma prawo odebrać przesyłkę w każdym dniu przewidzianego prawem okresu jej przechowywania. Korzystanie z tego uprawnienia nie może powodować dla niego negatywnych konsekwencji wykraczających poza skutki ustanowione w przepisach o doręczeniach.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu przyznał wprawdzie, że organowi pierwszej instancji nie można było zarzucić niedochowania należytej staranności przy sporządzeniu oraz nadaniu przesyłki. Okoliczność ta pozostawała jednak bez wpływu na ocenę skuteczności samego przedłużenia. Dla wywołania skutku materialnoprawnego nie było bowiem wystarczające nadanie postanowienia przed upływem terminu. Konieczne było jego skuteczne doręczenie przed tą datą.