Fundacje rodzinne podlegają przepisom ustawy o rachunkowości, co oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wspominamy obowiązek dotyczy także fundacji rodzinnej w organizacji. Jednym z podstawowych elementów wynikających z tych regulacji jest sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego.

Na marginesie warto wskazać, że fundacje rodzinne mogą przygotowywać przedmiotowe sprawozdanie według załącznika dla jednostek mikro lub małych – jeśli wypełnią kryteria wskazane w ustawie o rachunkowości.

Termin sporządzenia sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe należy przygotować w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. W większości przypadków rok obrotowy fundacji rodzinnej pokrywa się z rokiem kalendarzowym i dzień bilansowy przypada na 31 grudnia. Tym samym zazwyczaj terminem końcowym sporządzenia sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej jest data 31 marca.

Po przygotowaniu sprawozdania finansowego konieczne jest jego podpisanie. Czynność ta powinna nastąpić najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, co w praktyce najczęściej oznacza termin do 31 marca.

Sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane, z jednoczesnym wskazaniem daty podpisu, przez:

• osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, najczęściej główną księgową lub podmiot prowadzący księgowość,

• kierownika jednostki, czyli członka zarządu fundacji rodzinnej.

W przypadku gdy zarząd fundacji jest organem wieloosobowym, podpis pod sprawozdaniem powinni złożyć wszyscy członkowie zarządu. Przepisy dopuszczają jednak sytuację, w której dokument podpisze co najmniej jeden członek zarządu, pod warunkiem że pozostali członkowie złożą stosowne oświadczenia dotyczące sprawozdania finansowego.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Po sporządzeniu dokumentu konieczne jest jego formalne zatwierdzenie. Zgodnie z art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej właściwym organem do podjęcia tej decyzji jest Zgromadzenie Beneficjentów.

Zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca.

W trakcie posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów sporządza się protokół oraz podejmuje uchwały dotyczące:

• rozpatrzenia i zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego,

• podziału osiągniętego zysku albo pokrycia poniesionej straty,

• udzielenia absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonywania przez nich obowiązków.

Złożenie sprawozdania finansowego

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim prowadzącym Rejestr Fundacji Rodzinnych.

Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie Sądu w związku z obowiązkiem składania przez fundacje rodzinne sprawozdań finansowych, do Sądu należy złożyć:

1. druk RFR-Z30 oraz druk RFR-ZN,

2. sprawozdanie finansowe w formie papierowej,

3. sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej (płyta CD-plik XML),

4. uchwałę Zgromadzenia Beneficjentów o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,

5. uchwałę Zgromadzenia Beneficjentów o podziale zysku lub pokryciu straty,

6. uchwałę Zgromadzenia Beneficjentów o udzieleniu absolutorium członkom organów fundacji,

7. protokół z posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów, na którym zapadły ww. uchwały,

8. sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe fundacji podlega badaniu,

9. opłatę 250,00 zł od złożenia wniosku o zmianę danych w rejestrze.

Dodatkowo rekomendujemy złożenie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności jeśli fundacja rodzinna osiąga dochód podlegający opodatkowaniu (czyli np. gdy fundacja rodzinna prowadzi działalność wykraczającą poza ustawowy katalog dozwolonej działalności gospodarczej).

Termin na wykonanie obowiązków związanych ze składaniem sprawozdań finansowych to 15 dni licząc od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej.